10 tips för en lyckad BRF-upphandling

Styrelsens uppdrag är ytterst att säkerställa att man tar långsiktigt ansvar för medlemmarnas tillgångar. Mer än 80 procent av alla kostnader i bostadsrättsföreningar går direkt till leverantörer och förvaltare. Detta gör lyckade upphandlingar till det absolut viktigaste verktyget för att öka värdet på medlemmarnas tillgångar. Vi har analyserat över 200 lyckade BRF-upphandlingar inom olika tjänstekategorier. Det här är våra 10 bästa tips.

För att lyckas med en BRF-upphandling är det viktigt att man först och främst gör sin hemläxa genom att jämföra och räkna på nuvarande avtal och kostnader. Vad kostar avtalen idag? Hur mycket kan vi spara genom att byta avtal? Vilka behov har vi? Vad kostar renoveringen? Hur ska renoveringen finansieras? Behöver vi höja årsavgiften?

Skillnaden på rörelsekostnader mellan olika bostadsrättsföreningar är väldigt stor, från ca 150 kr till ca 1000 kr per kvm boyta. Läs gärna våra guider om respektive tjänst för mer information.

Om föreningen går ut med ett bristfälligt förfrågningsunderlag är det troligt att man får bristfälliga svar tillbaka som är svåra att jämföra. Ett tips är att beskriva förfrågningsunderlaget så detaljerat som möjligt och kategorisera vilka tjänster som skall ingå på ett standardiserat sätt. Man bör även vara öppen med vilka kategorier som är viktiga för er. I vissa upphandlingar är pris det absolut viktigaste, i andra är kanske serviceutbud eller personlig kontakt viktigare.

Många BRF-styrelser tror att föreningens förvaltare aktivt jobbar för att sänka föreningens kostnader och se över avtal. I de allra flesta fall sköter förvaltaren föreningens löpande drift och löpande redovisning, men är sällan proaktiv och har ytterst sällan den tid som krävs för att hjälpa föreningen sänka sina kostnader. I många fall är det dessutom samma företag som hanterar t.ex. städningen och fastighetsskötsel som hanterar den ekonomiska förvaltningen. Det finns uppenbara intressekonflikter i ett sådant upplägg och styrelsen bör inte räkna med att förvaltaren kommer representera föreningens ekonomiska intressen i första hand. Det är även enklare än många tror att konkurrensutsätta och byta ut sin förvaltare.

En tumregel är att man alltid bör ta in offerter från minst tre företag. Målet är att konkurrensutsätta leverantörerna och säkerställa att man får bästa möjliga pris och/eller kvalitet på sin upphandlade tjänst, underhåll- eller renoveringsarbete. Det behöver inte vara svårt eller ta lång tid att ta in offerter. 

I vissa fall kan det vara befogat med långa upphandlingsprocesser, t.ex. när väldigt komplicerade entreprenader ska upphandlas. I andra fall kan långa betänketider från styrelsens håll orsakas av rädsla för att fatta beslut eller tidsbrist. Tidsbrist kan ibland avhjälpas genom mer effektiva beslutsprocesser i styrelsen. Långa beslutsprocesser kan också bli en stressfaktor för styrelseledamöterna, då det innebär att ärenden samlas på hög istället för att hanteras.

Tänk på att när en styrelse väljer att låta ett gammalt och onödigt dyrt avtal förlängas utan åtgärd, så är även det ett aktivt beslut. I regel är det detta beslut som har de mest negativa ekonomiska konsekvenserna för en bostadsrättsförening.

Även om man är nöjd med sin befintliga leverantör bör man ta in nya offerter när bindningstiden går ut, då det ger större förhandlingskraft gentemot den nuvarande leverantören. Det är viktigt att observera att många förvaltningsavtal kan ha minst sex månaders uppsägningstid. En styrelse kan med fördel säga upp sitt avtal för omförhandling även om inte planen är att byta leverantör. Så gott som alltid blir då föreningen erbjuden ett mer förmånligt avtal från både konkurrenter och den befintliga leverantören. Genom att säga upp sitt avtal för omförhandling kan man i regel även slippa den så kallade "indexregleringen". Indexregleringen innebär i praktiken att priset för föreningens löpande avtal automatiskt höjs varje år, ofta betydligt mer än inflationen. Det medför att gamla avtal för bostadsrättsföreningar oftast är betydligt dyrare än nya avtal.

Innan man bestämmer sig för att anlita en leverantör bör man alltid försöka ringa eller mejla till andra bostadsrättsföreningar som anlitat samma företag tidigare. Hur nöjda är de med leverantören? 

Skriftliga avtal är alltid ett krav. Många leverantörer av löpande tjänster vill helst binda upp BRF:er i långa avtal. Anbudskollen rekommenderar generellt sett föreningar att teckna så korta avtalstider som möjligt. För många löpande tjänster är ettåriga avtal en rimlig avtalstid ur föreningens perspektiv.

En lyckad BRF-upphandling kräver att man mäter resultatet. Vilka kostnadsnivåer lyckades vi nå, vilken typ av tjänstenivå har vi fått etc. Det är viktigt att samla in data och information så att man är väl förberedd inför nästa upphandlingscykel.