Teknisk förvaltning bastjänster
Teknisk förvaltning av bostadsrättsföreningens fastighet omfattar en mängd grundtjänster som syftar till att säkerställa att fastigheten fungerar smidigt och upprätthåller sina värden. De grundläggande tjänsterna i teknisk förvaltning av fastigheten varierar beroende på fastighetens storlek, typ, användning och geografiskt område. I grunden syftar tjänsterna till att säkerställa en säker och funktionell fastighet i gott skick.
I upphandling av teknisk förvaltning för BRF bör man orientera sig hur nedanstående områden hanteras av fastighetsskötaren och förvaltningsavtalet som ska skrivas.
Fastighetsunderhåll
Vardagliga uppgifter och återkommande underhåll såsom regelbunden inspektion, rengöring och underhåll av fastigheten och dess installationer. Exempel på underhållsarbete är reparationer av tak, fasader, hissar, VVS- och el-system.
Energiförsörjning, klimatsystem och miljö
Fastigheten behöver en stabil energiförsörjning och klimatsystemet bör vara injusterat för effektiv drift. Det är viktigt att personal bevakar uppvärmning, ventilation och luftkonditioneringssystem. En fråga som oftare lyfts på senare tid är arbetet med miljöfrågor för att minska fastighetens miljöpåverkan och energieffektivitet.
Renhållning, miljö, sop- och avfallshantering
Fastighetsförvaltningen ansvarar direkt eller via underentreprenad ibland för sophantering och rengöring av gemensamma utrymmen som trapphus, entréer och parkeringsområden. Ibland hanteras farligt avfall i enlighet med gällande miljölagstiftning. Allt detta skapar en trivsam miljö och har stort värde för de boende.
Teknisk support och reparationer
Tekniska problem kan uppstå när som helst. Fastighetsförvaltningen måste vara redo att snabbt åtgärda problem med exempelvis VVS, elektricitet eller hissar.
Brandskydd
Fastighetsskötaren ska arbeta med förebyggande åtgärder som brandskyddssystem och utbildning av fastighetens personal i brandförebyggande åtgärder samt hur man agerar vid en brand. Även de boende behöver denna information och utbildning.
Renovering och uppgradering
Större renoveringar och uppgraderingar kan skötas via separata projekt. Däremot mindre, återkommande renoveringar och förbättringar kan vara bra att lägga i ett förvaltningsavtal. Fastigheten behåller eller ökar sitt värde genom välplanerad skötsel. Till fastighetsskötsel kan nämnas renovering av slitna utrymmen, byte av fönster, montering av solceller och liknande.
Miljöansvar
Fastighetsförvaltningen måste också vara uppmärksam på miljöfrågor och arbeta för att minska fastighetens miljöpåverkan, vilket inbegriper energieffektivitet och avfallshantering.
Säkerhet och övervakning
Ibland låter man fastighetsskötaren även arbeta med säkerhet inom fastighetens område. Det skulle kunna inkludera övervakning av säkerhetssystem som kameror, vakter och intrångslarm förutom brandlarm.
Administration av fastighetsskötseln
Administrationen som krävs för fastighetsskötsel är en viktig del av att säkerställa att en fastighet fungerar smidigt och att den upprätthåller sina värden. I vissa fall särskiljer man på tjänsterna teknisk förvaltning och ekonomisk förvaltning för BRF. Vi beskriver här några viktiga tjänster inom BRF-administration, se till att be om förtydligande vad som tillhör teknisk eller ekonomisk förvaltning i upphandling.
De administrativa uppgifterna är avgörande för en effektiv fastighetsskötsel vilket kräver noggrannhet, organisation och förmåga att hantera olika typer av relationer och situationer. Fastighetsförvaltaren, eller fastighetsadministrationsteamet spelar en nyckelroll i att säkerställa att fastigheten är välskött och fungerar optimalt.
Nedan följer några viktiga punkter i administrativa uppgifter och processer som skulle kunna ingå i avtalet för teknisk förvaltning av bostadsrättsföreningens fastighetsskötsel.
Kontraktshantering
Fastighetsförvaltaren ska administrera alla kontrakt och avtal som rör fastigheten. Det inkluderar hyresavtal med hyresgäster, underhållsavtal med entreprenörer och leverantörer, och andra juridiska dokument som rör fastigheten.
Budget och ekonomisk administration
Administration av fastighetens budget är avgörande. Förvaltaren ska övervaka intäkter och utgifter, skapa och revidera budgetar, samt se till att fakturor betalas i tid. I många fall utskiljs denna tjänst som del av ekonomisk förvaltning av BRF.
Kommunikation med medlemmar
Fastighetsförvaltningen ska vara en länk mellan fastighetsägaren och medlemmarna. Det gäller kommunikation av fastighetens regler, hantering av klagomål och frågor, och se till att medlemmarnas behov tas om hand. Förvaltaren ska erbjuda fungerande kommunikation med medlemmar och eventuella hyresgäster. Boende önskar telefonnummer, email och webbsidor att kontakta vid problem eller frågor kring sin lägenhet. Administrativa frågor som hantering av hyresavtal, skötsel av hyresinbetalningar och korrespondens med hyresgästerna i dylika frågor ska skötas. Duktiga fastighetsförvaltare löser konflikter med boende och sköter utskick av information om viktiga händelser och regler. Notera att delar av dessa kommunikationstjänsterna härör till ekonomisk förvaltning.
Upphandling och avtalsförhandling
Fastighetsförvaltaren kan vara ansvarig för att upphandla underleverantörer och entreprenörer för underhålls- och reparationsarbeten. Detta kan inkludera att förhandla avtal, hantera anbudsförfrågningar och utvärdera potentiella leverantörer.
Riskhantering
Fastighetens administration måste hantera och minimera risker. Det gäller att säkerställa att fastigheten är försäkrad korrekt och att nödvändiga försäkringsanspråk hanteras.
Besiktningar och revisioner
Fastigheten måste regelbundet inspekteras och revideras. Det kan innebära att man anlitar besiktningsbolag för att säkerställa att fastigheten uppfyller gällande standarder och föreskrifter.
Dokumentation och rapportering
Fastighetsadministrationen innebär att hålla noggranna register över fastighetens prestanda och underhållshistorik. Ibland rapporterar man till fastighetsägaren eller styrelsen om fastighetens tillstånd och ekonomi. Detta brukar tillhöra ekonomisk förvaltning i de fall där denna är separat upphandlad.
Förhandling och konflikthantering
Fastighetsförvaltaren ska använda sin erfarenhet och vara skicklig i att hantera konflikter och förhandlingar, särskilt när det gäller medlemmar, entreprenörer och leverantörer.
Miljö- och energihantering
Administrationen måste vara uppmärksam på miljörelaterade frågor och följa miljöregleringar och energieffektivitetskrav.
Arbetsmiljö och säkerhet
Fastighetens administration måste säkerställa att arbetsmiljön är säker för alla som arbetar på eller besöker fastigheten. Det gäller att följa arbetsmiljölagar och säkerhetsregler.